Theo Điều 9 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025), Sở Tư pháp là cơ quan chủ trì phối hợp với các sở, ngành có liên quan và Hội công chứng viên tại địa phương để xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.
Quá trình xây dựng Đề án phải lấy ý kiến của công chứng viên, viên chức, người lao động và tổ chức chính trị – xã hội trong Phòng công chứng.
Đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng gồm 07 nội dung chính sau:
(1) Sự cần thiết chuyển đổi Phòng công chứng;
(2) Kết quả tổ chức, hoạt động trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng, gồm:
- Số tiền nộp ngân sách và nộp thuế;
- Số lượng việc công chứng, chứng thực;
- Các kết quả hoạt động khác.
(3) Phương thức chuyển đổi Phòng công chứng, thể hiện rõ:
- Quyền nhận chuyển đổi được chuyển giao cho công chứng viên của Phòng công chứng (kèm danh sách); hoặc
- Hình thức đấu giá (nêu rõ giá khởi điểm dự kiến).
(4) Dự kiến phương án giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động; phương án xử lý tài sản, số dư tiền các quỹ đã trích lập và các vấn đề khác có liên quan.
(5) Số lượng và phân loại hồ sơ công chứng của Phòng công chứng.
(6) Dự kiến các khoản chi phí để thực hiện việc chuyển đổi.
(7) Trách nhiệm tổ chức thực hiện Đề án của Sở Tư pháp, các sở, ngành và cơ quan, tổ chức có liên quan.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị kèm theo Đề án, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối bằng văn bản nêu rõ lý do. Sau khi Đề án được phê duyệt, Sở Tư pháp tiếp tục chủ trì tổ chức thực hiện chuyển đổi theo đúng nội dung Đề án đã được phê duyệt.
